Vaak staan IT uitgaven niet in verhouding met wat ze opbrengen
IT- oplossingen zijn duur, vaak zelfs te duur in die zin dat de uitgaven niet in verhouding staan met wat het u opbrengt. In deze post sta ik graag stil bij een aantal oorzaken, hoe is het zover kunnen komen?
1) Complexiteit
Als eerste oorzaak van een “te dure IT” zie ik de enorme complexiteit van IT- systemen. IT is iets wat continu evolueert: software krijgt steeds nieuwe functionaliteit uitmondend in steeds nieuwe versies.
Diezelfde software moet geïnstalleerd worden op al even snel evoluerende hardware. Bovendien hangt alles samen: installeert u een nieuwe versie van uw e-mailprogramma ( Outlook?), dan is de kans groot dat u ook een nieuwe versie van uw operating systeem nodig heeft ( Windows 10?). En misschien heeft u zelfs nieuwe hardware nodig….
En zoals het gaat met organisch gegroeide systemen, neemt de complexiteit steeds toe, het probleem wordt dus erger. Dit heeft geleid tot een situatie waar er van het gemiddelde IT- budget 70% wordt gespendeerd aan “onderhoud” van de systemen, of nog, zorgen dat bestaande systemen blijven draaien.
70% van een gemiddeld IT budget gaat op aan onderhoud
Heeft u uw IT- budget wel eens geanalyseerd? Hoeveel % spendeert u aan innovatieve oplossingen?
2) Piekmomenten in vraag
De meeste IT- systemen zijn uitgerust om piekmomenten op te vangen. Zo is de mailserver ‘s ochtends erg druk wanneer mensen als eerste werk hun e-mail raadplegen. Net om die piekvraag te kunnen opvangen, wordt in het IT- systeem extra capaciteit voorzien. Capaciteit die echter ongebruikt blijft eens de piekvraag voorbij. Gemiddeld worden servers maar voor 20 % van hun capaciteit gebruikt, u betaalt echter wel 100% van de kosten. De laatste jaren probeert men dit probleem te verhelpen door zogenaamde “server virtualisatie”: eenzelfde fysieke machine kan dan voor meerdere doeleinden of programma’s gebruikt worden. Vanzelfsprekend een goede zaak, doch is dit allerminst een oplossing voor het probleem nummer 1: de complexiteit, in de praktijk vaak zelfs in tegendeel. Meer servers kopen of voorzien is geen oplossing.
3)De aard van het IT- beestje
Als derde oorzaak zie ik het feit dat vele IT- profielen steeds de neiging hebben om nieuwe dingen te willen proberen en te introduceren. Begrijpelijk natuurlijk, want dat is de aard van het beestje en een IT’er wil (en moet) up-to-date blijven. Al te vaak echter, heeft men zich onvoldoende afgevraagd wat de werkelijke toegevoegde waarde van het nieuwe programma of oplossing was.
En natuurlijk ga je als IT’er, indien er iets nieuws nodig is, ook geen “oude technologie” kopen-vaak is deze niet eens meer beschikbaar.
Maar gedwongen of ongedwongen, de drang van IT naar steeds “nieuw speelgoed” heeft ongetwijfeld de prijs en kost van IT opgedreven.
Wat is jullie IT- strategie? Is deze gericht op het besparen van kosten? Of gaat u meer omzet realiseren dankzij IT?
4) IT als “must have” differentiator -budget loopt uit de hand
Als vierde reden vermeld ik graag het feit dat men IT- of zo u wil “een ERP- implementatie”, een tijd heeft bekeken als een “must have” strategisch project om competitief te kunnen blijven. Groeien moest via een SAP- systeem…..En ja, dat is mijns inziens vervolgens uit de hand gelopen. Forse budgetten werden vrijgemaakt en nooit teruggeschroefd. Is IT wellicht te veel gewoon geworden aan deze budgetten en dat alles als normaal gaan beschouwen?
Hoe is uw IT- budget de afgelopen jaren geëvolueerd?
5) IT- ecosysteem
Dat complexe systeem met relatief hoge budgetten heeft vervolgens geleid tot een bloeiend ecosysteem. Vele IT- leveranciers hebben hierdoor op een vrij makkelijke manier hun IT -bedrijf kunnen uitbouwen met indrukwekkende groeicijfers. Al te vaak zijn binnen bedrijven “kleine koninkrijkjes” gebouwd. En wederom omwille van de steeds terugkerende complexiteit was/is het voor niet- IT’ers enorm moeilijk om één en ander mee te volgen. Jammer genoeg met het gevolg dat men IT vaak als een noodzakelijk kwaad is gaan beschouwen. En ook dat het IT- budget op die manier wordt bekeken en vaak ongemoeid wordt gelaten.
Op welke manier evalueert u uw huidige IT- leverancier?
Tot hier een aantal redenen waarom IT zo duur is geworden. In een volgende post ga ik in op de oplossingen die aangereikt worden.